ช่วงปลายปีเป็นเวลาที่หลายองค์กรเริ่มวางแผนงานเลี้ยงบริษัท งานขอบคุณพนักงาน หรือ Year End Party เพื่อฉลองความสำเร็จตลอดทั้งปีและสร้างช่วงเวลาดี ๆ ให้กับทีมงาน
แต่สำหรับ HR, Admin หรือ Organizer ที่ได้รับหน้าที่ดูแลงาน รายละเอียดไม่ได้มีแค่การเลือกธีมหรือคิดกิจกรรมสนุก ๆ เพราะยังต้องจัดการทั้ง งบประมาณ จำนวนผู้ร่วมงาน สถานที่ อาหาร อุปกรณ์ และการเดินทาง ให้ลงตัว
หากบริษัทของคุณกำลังเตรียมงานปลายปี ลองใช้ Checklist นี้เป็นแนวทาง เพื่อช่วยให้การวางแผนง่ายขึ้นและลดปัญหาในช่วงใกล้วันงาน
กำหนดวันและจำนวนผู้ร่วมงานให้ชัดเจน
สิ่งแรกที่ควรรู้ก่อนเริ่มหาสถานที่คือ จะจัดวันไหน และมีผู้ร่วมงานประมาณกี่คน จำนวนแขกมีผลโดยตรงต่อขนาดของสถานที่ รูปแบบโต๊ะ อาหาร งบประมาณ และกิจกรรมภายในงาน หากยังไม่ทราบจำนวนที่แน่นอน อาจเริ่มจากการประเมินจำนวนขั้นต่ำและสูงสุด เพื่อใช้สอบถามสถานที่เบื้องต้น
หากวางแผนจัดงานในช่วงเดือนพฤศจิกายน–ธันวาคม ควรเริ่มเตรียมล่วงหน้าตั้งแต่ช่วง กันยายน–ตุลาคม โดยเฉพาะหากต้องการวันศุกร์ เสาร์ หรือช่วงใกล้วันหยุด ซึ่งมักเป็นช่วงที่หลายบริษัทเลือกจัดงานพร้อมกัน
วางงบประมาณก่อนเลือกสถานที่
การตั้งงบประมาณตั้งแต่ต้นจะช่วยให้ตัดสินใจได้ง่ายขึ้น โดยควรคำนึงถึงค่าใช้จ่ายหลัก เช่น
- ค่าเช่าสถานที่
- ค่าอาหารและเครื่องดื่ม
- ค่าอุปกรณ์หรือระบบภาพและเสียง
- ค่าตกแต่งและธีมงาน
- ค่าพิธีกรหรือกิจกรรมภายในงาน
- ของรางวัลและของขวัญ
- ที่พักสำหรับแขกหรือพนักงานจากต่างพื้นที่
ควรเผื่องบประมาณสำหรับค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมที่อาจเกิดขึ้นด้วย เพื่อไม่ให้งบรวมของงานบานปลายในภายหลัง
เลือกสถานที่ให้เหมาะกับรูปแบบงาน
สถานที่ที่ดีไม่ได้พิจารณาจากจำนวนคนเพียงอย่างเดียว แต่ควรดูว่าพื้นที่เหมาะกับกิจกรรมที่ต้องการจัดหรือไม่ หากเป็นงานเลี้ยงสบาย ๆ อาจเน้นพื้นที่สำหรับรับประทานอาหาร พูดคุย และจับรางวัล แต่หากมีการแสดง กิจกรรมบนเวที หรือสรุปผลงานประจำปี ควรมีพื้นที่สำหรับเวที จอภาพ และระบบเสียงอย่างเหมาะสม
สำหรับองค์กรที่ต้องการจัดทั้ง ประชุมหรือสัมมนาในช่วงกลางวัน และงานเลี้ยงในช่วงเย็น การเลือกสถานที่ที่สามารถปรับรูปแบบห้องได้จะช่วยให้จัดงานต่อเนื่องได้ง่ายขึ้น
ตรวจสอบอาหารและรูปแบบการจัดเลี้ยง
อาหารเป็นอีกหนึ่งส่วนสำคัญของงานเลี้ยงบริษัท เพราะต้องเหมาะกับจำนวนแขกและบรรยากาศของงาน ก่อนตัดสินใจควรสอบถามว่าสถานที่รองรับการจัดเลี้ยงแบบใดบ้าง เช่น บุฟเฟ่ต์ โต๊ะจีน หรืออาหารเป็นชุด รวมถึงตรวจสอบเมนูสำหรับผู้ที่มีข้อจำกัดด้านอาหาร เช่น อาหารฮาลาล อาหารมังสวิรัติ หรืออาหารสำหรับผู้ที่แพ้อาหารบางประเภท
Mayson Place มีบริการห้องประชุมและจัดเลี้ยง พร้อมตัวเลือกการจัดอาหารทั้งรูปแบบบุฟเฟ่ต์และโต๊ะจีนตามรายละเอียดของแพ็กเกจสถานที่
เช็กอุปกรณ์ที่จำเป็นสำหรับงาน
ลองทำรายการอุปกรณ์ทั้งหมดก่อนวันงาน เช่น
- ไมโครโฟน
- เครื่องเสียง
- จอหรือโปรเจกเตอร์
- เวที
- โต๊ะลงทะเบียน
- พื้นที่จับรางวัล
- จุดถ่ายภาพ
- พื้นที่สำหรับกิจกรรมหรือการแสดง
หากสถานที่มีอุปกรณ์บางส่วนให้บริการอยู่แล้ว จะช่วยลดขั้นตอนในการประสานงานกับ Supplier ภายนอก และทำให้การเตรียมงานง่ายขึ้น
อย่ามองข้ามเรื่องการเดินทางและที่จอดรถ
แม้งานจะสวยและอาหารดี แต่หากเดินทางลำบากหรือหาที่จอดรถไม่ได้ ก็อาจส่งผลต่อประสบการณ์ของผู้ร่วมงานได้ โดยเฉพาะบริษัทที่มีสำนักงานหรือโรงงานอยู่ใน สมุทรปราการ แพรกษา บางปู หรือบางพลี การเลือกสถานที่จัดงานในพื้นที่ใกล้บริษัทช่วยลดเวลาเดินทาง และสะดวกกว่าการพาพนักงานจำนวนมากเดินทางเข้าไปจัดงานในกรุงเทพฯ
Mayson Place Hotel ตั้งอยู่ในย่านแพรกษา จังหวัดสมุทรปราการ เดินทางเชื่อมต่อจากถนนสุขุมวิทได้ และอยู่ใกล้พื้นที่นิคมอุตสาหกรรมบางปู พร้อมบริการที่จอดรถภายในโรงแรม
มีแขกจากต่างจังหวัด ควรเตรียมเรื่องที่พัก
หากงานมีผู้บริหาร ลูกค้า หรือพนักงานเดินทางมาจากต่างจังหวัด การมีที่พักอยู่ใกล้สถานที่จัดงานช่วยเพิ่มความสะดวกได้มาก โดยเฉพาะงานที่เลิกช่วงค่ำ การเลือกสถานที่ที่สามารถประสาน ห้องจัดงานและห้องพักได้ในพื้นที่เดียวกันหรือบริเวณใกล้เคียง ยังช่วยลดภาระของ Organizer ในการจัดรถรับ–ส่งและประสานหลายสถานที่
Mayson Place Hotel มีบริการห้องพัก ร้านอาหาร และห้องประชุมภายในโรงแรม ขณะที่ MOOVE Event Centre ในเครือ Mayson Place ตั้งอยู่ห่างจากโรงแรมประมาณ 3 กิโลเมตร และมีแพ็กเกจสัมมนาที่สามารถจัดร่วมกับที่พักได้
เลือกขนาดห้องให้พอดีกับจำนวนแขก
พื้นที่ที่ใหญ่เกินไปอาจทำให้งานดูโล่ง ในขณะที่ห้องเล็กเกินไปทำให้แขกรู้สึกอึดอัด ดังนั้นควรแจ้งจำนวนผู้ร่วมงานและรูปแบบกิจกรรมกับสถานที่ตั้งแต่ต้น สำหรับงานขนาดเล็ก Mayson Place Hotel มีห้อง Mayor ซึ่งรองรับการจัดงานขนาดเล็ก และสามารถปรับรูปแบบสำหรับงานประชุมหรือจัดเลี้ยงได้
ส่วนงานที่มีผู้ร่วมงานจำนวนมาก MOOVE Event Centre มีพื้นที่หลายขนาด โดยห้อง MOOVE 5 สามารถรองรับรูปแบบ Theater ได้สูงสุดประมาณ 350 ท่าน และสามารถปรับรูปแบบสำหรับงานจัดเลี้ยง ประชุม หรือสัมมนาได้ตามลักษณะงาน
Final Check ก่อนถึงวันงาน
ก่อนวันจริงประมาณ 1–2 สัปดาห์ HR หรือ Organizer ควรตรวจสอบรายละเอียดทั้งหมดอีกครั้ง ได้แก่
- จำนวนแขกสุดท้าย เพื่อยืนยันจำนวนโต๊ะ ที่นั่ง และอาหาร
- ลำดับกิจกรรม ตั้งแต่ลงทะเบียน เปิดงาน รับประทานอาหาร กิจกรรม จับรางวัล ไปจนถึงปิดงาน
- อุปกรณ์และระบบเสียง ตรวจสอบไมโครโฟน เพลง วิดีโอ Presentation และไฟล์ที่ต้องใช้
- ทีมงานผู้รับผิดชอบ กำหนดให้ชัดว่าใครดูแลจุดลงทะเบียน เวที ของรางวัล แขก VIP และประสานงานกับสถานที่
- เวลาเข้า–ออกสถานที่ เช็กเวลาที่ทีมงานสามารถเข้าตกแต่งและเตรียมพื้นที่ รวมถึงเวลาเก็บงานหลังจบกิจกรรม ยิ่งตรวจรายละเอียดล่วงหน้าได้ครบเท่าไร วันงานจริงก็ยิ่งทำงานได้ง่ายขึ้นเท่านั้น
วางแผนงานเลี้ยงบริษัทในสมุทรปราการที่ Mayson Place
หากกำลังมองหา สถานที่จัดงานเลี้ยงบริษัทในสมุทรปราการ Mayson Place มีทั้งพื้นที่สำหรับงานขนาดเล็กภายในโรงแรม และ MOOVE Event Centre สำหรับงานประชุม สัมมนาและงานเลี้ยงขนาดกลางถึงใหญ่
MOOVE Event Centre ตั้งอยู่ในย่านแพรกษา ตรงข้ามนิคมอุตสาหกรรมแพรกษา อินดัสเทรียลล์ และอยู่ห่างจากนิคมอุตสาหกรรมบางปูประมาณ 6 กิโลเมตร จึงเหมาะกับองค์กรและโรงงานในพื้นที่ที่ต้องการจัดงานโดยไม่ต้องเดินทางเข้าเมือง
นอกจากนี้ยังสามารถวางแผนเรื่อง อาหาร ห้องจัดเลี้ยง และที่พัก ควบคู่กันได้ ช่วยให้ HR และ Organizer จัดการรายละเอียดต่าง ๆ ของงานได้สะดวกมากขึ้น
เมื่อวางแผนทุกอย่างไว้ล่วงหน้า งานเลี้ยงปลายปีก็สามารถกลายเป็นช่วงเวลาดี ๆ ที่ทั้งองค์กรได้ร่วมฉลองความสำเร็จและสร้างความทรงจำร่วมกันก่อนเริ่มต้นปีใหม่
